Fiche client chien : infos obligatoires à renseigner

Fiche client chien : quelles informations obligatoires renseigner ? Dernière mise à jour : juin 2026 — Checklist opérationnelle pour pros du chien. Les exigences légales (identification, vaccins, contrats) varient selon activité et département : complétez avec votre règlement intérieur et votre assurance. La fiche client et la fiche chien ne sont pas de la paperasse : ce sont les données qui évitent un appel paniqué à 22 h ou une séance qui dérape. Sans minimum collecté avant la première prestation, vous improvisez — et l'assurance n'aime pas l'improvisation. Fiche humaine (le propriétaire) : le socle Indispensable (tous métiers) | Information | Pourquoi | | | | | Nom + prénom | Facturation, contrat, communication | | Téléphone | Urgence, retard, rappels de rendez vous | | Email | Devis, confirmations, relances | | Adresse | Domicile, frais de déplacement | Fortement recommandé Contact secondaire (conjoint, famille) si le titulaire est injoignable ; Préférence de facturation (email, courrier) ; Notes internes : historique relationnel, sensibilités — privées , non partagées au client sans accord. Utile au quotidien Complément d'adresse (digicode, parking, accès) ; origine du client (bouche à oreille, Google) pour suivre ce qui fonctionne. Fiche chien : le cœur métier Indispensable (tous métiers) | Information | Pourquoi | | | | | Nom | Identification quotidienne | | Race ou type | Anticipation comportement et technique | | Âge ou date de naissance | Chiots, seniors, vaccins | | Sexe / stérilisation | Groupes, pension, comportement | | Identification (puce ou tatouage) | Légal, pension, check in | | Poids | Manipulation, box, santé | Comportement et sécurité (recommandé partout) sociable avec les chiens / les humains ; peurs connues (orage, vélo, aspirateur…) ; réactivité (chiens, humains, enfants) ; rappel pour promenade et éducation terrain ; antécédents de morsure ou de bagarre. Un toiletteur qui ignore la sensibilité aux pattes recrée un incident évitable. Santé (recommandé → quasi obligatoire en pension) maladies connues ; traitements en cours ; allergies ; dernier vermifuge et antiparasitaire ; vétérinaire habituel ; assurance animale (si existante). Checklist par métier Éducateur / comportementaliste Avant la première séance : objectif du propriétaire (une phrase claire) ; ce qui a déjà été tenté ; environnement (enfants, autres animaux, logement) ; niveau d'énergie du chien ; peurs, réactivité, incidents passés ; coordonnées du vétérinaire. Après chaque séance : notez progrès, exercices, devoirs — votre futur vous remerciera. Voir aussi le déroulé de première consultation. Pension / hébergement Avant l'arrivée : vaccins à jour (carnet vérifié) ; catégorie du chien si votre structure applique des règles spécifiques ; contact d'urgence + vétérinaire ; alimentation : marque, quantité, nombre de repas par jour ; traitements et horaires ; comportement en solitude, propreté ; ententes avec les autres chiens. Alignez avec votre contrat de garde. Toilettage état du pelage (nœuds), date de dernière visite ; sensibilité peau, oreilles, griffes ; comportement sur la table (calme, stress, mordille) ; besoin de muselière ? Pet sitter / promenade accès au logement (clés, alarme, codes) ; consignes de sortie (durée, laisse, zones interdites) ; qualité du rappel et réactivité ; contact vétérinaire d'urgence ; nourriture et médicaments si garde à domicile. Quand collecter ces informations ? | Moment | Contenu | | | | | Réservation en ligne | Identité, chien, questions courtes liées à la prestation | | Email avant le RDV | Questionnaire ou formulaire | | Premier appel | Compléter les trous critiques | | Accueil / check in | Vérification carnet, signature | Règle : visez 80 % des infos avant la prestation — pas la course dans le hall d'entrée. Carnet papier, tableur ou logiciel ? | Support | Limite | | | | | Messages WhatsApp | Non structuré, difficile en équipe | | Cahier / Excel | Pas lié aux rendez vous | | Logiciel métier | Fiche reliée aux RDV, devis, historique | L'important : une source unique que toute l'équipe consulte avant d'ouvrir la porte ou le box. Erreurs fréquentes fiche client sans chien associé ; un seul numéro (conjoint) sans joindre le titulaire facturé ; pas de contact d'urgence en pension ; poids ou race « à peu près » ; notes comportement dans la tête du moniteur uniquement ; oublier de mettre à jour après un incident ; données sensibles dans un groupe WhatsApp clients. RGPD et conservation collectez le nécessaire à la prestation ; informez sur l'usage (suivi, facturation) ; définissez combien de temps vous gardez les données d'un client inactif ; ne partagez pas vos notes internes sans accord. Pour aller plus loin Check in pension Contrat de garde Première consultation comportementaliste Centraliser client et chien dans un même outil — Rintintin Pro le permet — évite de redemander la race et le numéro de puce à chaque réservation. Bonnes pratiques au quotidien Avant chaque séance, parcourez la fiche en 30 secondes : contact d'urgence, dernière note comportement, vaccins si pension. Après le RDV, notez une phrase actionnable (« travail rappel en laisse, prochaine séance distance 3 m ») plutôt qu'un compte rendu vague. Une fois par trimestre, relisez les fiches sans activité depuis 6 mois : un message de reprise vaut mieux qu'un client oublié. Ces réflexes restent indicatifs : adaptez les à votre assurance et à votre volume de clientèle. Questions fréquentes Quelles infos minimales pour une première séance d'éducation ? Nom, téléphone, chien (race, âge, stérilisation), objectif, réactivité connue, vétérinaire. La puce est elle obligatoire sur la fiche ? Oui pour la pension (identification, registre) ; fortement recommandée partout. Plusieurs chiens dans un foyer ? Une fiche par chien , même propriétaire — évite les mélanges de traitements. Le client peut il compléter sa fiche lui même ? Souvent oui via formulaire ; vous complétez côté pro pour les notes métier. Les notes internes sont elles visibles par le client ? Non — elles restent côté professionnel sauf accord explicite. Que faire si le client refuse les infos santé ? Adaptez ou refusez la prestation selon votre contrat — surtout en pension collective. Faut il tout demander d'un coup ? Non : le minimum vital avant le RDV, le reste progressivement — sans bloquer une urgence comportementale. Checklist indicative — adaptez à votre assurance responsabilité civile et à votre règlement intérieur.